9 kérdés, melyre mindenképp tudnia kell a választ, mielőtt multifunkciós nyomtatót vásárol!
Előszó
Kedves Olvasó!
Köszönöm a bizalmat, amit nekem és ennek a kiadványnak előlegezett. Az a tény, hogy ezeket a sorokat olvassa, számomra azt jelenti, hogy igazán szeretne jó döntést hozni multifunkciós eszköze vásárlásakor, ezért remélem, hogy az alábbi lista Önt is segíti majd, hogy egy olyan eszközt válasszon, mely valóban megbízható és minden igényét kiszolgálja.
Ez a kis tanulmány rámutat néhány olyan fontos kérdésre melyet mindenképp meg kell válaszolnunk magunknak ahhoz, hogy biztosan jó vételt csináljunk.
Ha netán valahol mégis elakadna, vagy szeretné, hogy az Ön igényeinek megfelelően kész javaslatokkal Álljunk elő, akkor kérem, forduljon hozzánk bizalommal!
Baráti üdvözlettel:
Baczoni Sándor
KBS Rendszerház Kft.
Ahhoz, hogy meghozzuk a megfelelő döntést, hogy melyik multifunkciós eszköz a megfelelő számunkra, először is a megfelelő kérdéseket kell feltennünk.
Itt van 9 dolog, amit tudni kell, mielőtt megveszünk egy multifunkciós eszközt.
1. KONKRÉTAN TUDJUK, HOGY MIRE AKARJUK HASZNÁLNI A MULTIFUNKCIÓS KÉSZÜLÉKET?
Legyünk tisztába vele, hogy mire akarjuk, vagy akarja a végfelhasználó használni a multifunkciós nyomtatót.
A nyomtatáson és másoláson túl, hogyan segíthet az MFP a dokumentumkezelésben, a felhasznált papírmennyiség csökkentésében, a munkafolyamatok egyszerűsítésében, számlák, formanyomtatványok feldolgozásában?
Hány nyomtatási, másolási, faxolási, szkennelési feladatot végzünk naponta? Hány személy osztozik majd az eszközön? Szükségünk van színes nyomtatási funkcióra?
Hol lesznek hatással az eszközre a fenti kérdések?
A lap/perc sebesség kiválasztásánál
A lapadagolási lehetőségeknél
Duplex funkció elérhetőségénél
Papírtálca méretének kiválasztásánál
A dokumentum előállítás befejezésénél
(tűzés, lyukasztás, ragasztás, szortírozás)
2. TISZTÁBAN VAGYUNK A KÖLTSÉGEKKEL ÉS AZ ÁR/ÉRTÉK ARÁNNYAL?
Amikor költségeket számolunk vigyázzunk, hogy ne csak a multifunkciós nyomtató beszerzési költségével számoljunk!
Íme néhány költség amit még figyelembe kell venni:
Festékek költsége
Kopóalkatrészek költsége (görgők, fixálók,
behúzó egységek, dob egység, stb.)
Karbantartási munkálatok költsége
Beszerzési költségek (humán erőforrás, szállítási költségek, raktározás, stb.)
Számításba kell venni az üzemeltetéshez szükséges tudást is, mint járulékos költséget, melynek hatásai és költségei az üzemeltetésnél jelennek meg. Itt kell összehasonlítani a saját üzemeltetés lehetőséget és a külső szolgáltató által nyújtott üzemeltetési lehetőséget.
Néhány kérdés, ami ebben segíthet:
Rendelkezünk-e olyan alkalmazottal, aki el tudja látni a multifunkciós nyomtató karbantartását?
Ha igen milyen hatékonysággal dolgozik, és rendelkezésre Állnak-e a megfelelő eszközök és alkatrészek a karbantartáshoz?
Ha nem rendelkezünk megfelelő szakemberrel ki tudunk-e valakit képezni, hogy ellássa ezt a feladatot? Az oktatás milyen gyorsan mehet végbe? Milyen költségei vannak?
Ha külső szolgáltatót bízunk meg az üzemeltetéssel:
Milyen díja van az egy A/4 oldalra eső szolgáltatásnak?
Milyen reakcióidőt vállal a szolgáltató?
Milyen többletszolgáltatást tud biztosítani?
(cseregép, távfelügyelet, tartalékkészletek stb.)
Milyen az együttműködés? Tudjuk e követni a szolgáltatás minőségét?
A fenti kérdések figyelembe vételével el tudjuk
dönteni, és hozzávetőlegesen megbecsülni az irodatechnikára fordított teljes költséget. A saját erőből való üzemeltetés és az általunk nyújtott szolgáltatások költségeinek összehasonlításához forduljon hozzánk
bizalommal.
3. MILYEN AZ INFORMATIKAI KÖRNYEZET?
(MIELŐTT BÁRMILYEN KERESGÉLÉSBE BELEKEZDENÉNK!)
Vizsgáljuk meg az informatikai környezetbe való integrációt; Szükség van különleges szoftverekre, oktatásokra? Milyen segítségek állnak rendelkezésre? Később milyen fejlesztési lehetőségeket tudunk alkalmazni?
4. MILYEN A MULTIFUNKCIÓS NYOMTATÓ KEZELŐFELÜLETE?
Olyan multifunkciós nyomtatót keressünk, ami lehetőleg grafikus és érintőképernyős kijelzővel rendelkezik; Ügyeljünk arra, hogy a multifunkciós készülék menürendszere egyszerű és átlátható legyen. Nézzük meg a kezelői útmutatók elérhetőségét és a gyártó által rendelkezésre bocsájtott dokumentációkat;
5. VALÓBAN MULTIFUNKCIÓS A NYOMTATÓ?!
Győződjünk meg róla, hogy a multifunkciós nyomtató valóban multifunkciós! Fontos meggyőződni róla, hogyan kezeli a multifunkciós nyomtató az azonos időben rábízott feladatokat; Képes-e tárolni a feladatokat? Mekkora memóriával rendelkezik, és hogyan kezeli a feladat torlódásokat?
Ezen kérdések segítségével elkerülhetjük a sorban állást, a hálózat túlterhelését, a feladatok újbóli elküldését/törlését/felfüggesztését;
6. KÉTIRÁNYÚ A KOMMUNIKÁCIÓ?
Győződjünk meg róla, hogy az eszköz képes a hálózaton valós időben jelezni a felhasználó és a rendszergazda felé a feladatok valós státuszát, és azokat lehessen kezelni. (törölni, újraküldeni, szüneteltetni, stb.)
7. MIT TUDHATUNK MEG A MULTIFUNKCIÓS NYOMTATÓTÓL?
Nézzük meg a lehetőségeket, hogy a szolgáltató milyen eszközmanagement alkalmazásokat tud biztosítani, valamint, hogy hogyan lehet a lényeges információkat kinyerni a multifunkciós nyomtatóból, mint például: festékfogyás, számláló állások, hibaüzenetek, energiafogyasztás, stb;
Ezek az információk egyszerűsítik az irodatechnikai környezet üzemeltetését; ! kényelmen túl a fenti információk hatékony kezelése származékos költségmegtakarítást eredményez (munkabér / irodatechnikai környezetre fordított idő).
8. ADATAINK BIOZTOSNÁGBAN VANNAK?
(CSAK KÜLSŐ SZOLGÁLTATÓ ÁLTAL ELLÁTOTT ÜZEMELTETÉS ESETÉN)
Győződjünk meg róla, hogy a multifunkciós nyomtató nem jelent biztonsági kockázatot cége számára; Kimenő kommunikáció esetén rendelkezésre állnak-e a megfelelő tanúsítványok, amelyek biztosítanak afelől, hogy a multifunkciós nyomtató csak és kizárólag az üzemeltetéshez szükséges információkat küldi el a szolgáltatónak?
9. MIVEL KOMPATIBILIS A NYOMTATÓ?
Vizsgáljuk meg, hogy milyen már meglévő alkalmazásokkal kompatibilis a multifunkciós nyomtató, melyek segítségével papír alapú dokumentumokat digitalizálhatunk, e-mail-t küldhetünk, faxolhatunk, mappákba szkennelhetünk; Olyan készüléket érdemes választanunk, mely a már megszokott alkalmazásainkkal könnyedén együtt tud dolgozni és nem kell egy teljesen új szoftver használatát megtanulni, csak hogy használni tudjuk a nyomtatót;
INGYENES KONZULTÁCIÓ !
Hívjon minket most, és mi teljesen ingyen, minden kötelezettség nélkül segítünk Önnek kiválasztani az Ön céljainak megfelelő legjobb megoldást.
Akár tőlünk vásárol akár nem, mindenképp segítünk, és minden kérdésére válaszolunk.
Tel: +36-20-522-6949
© 2010, KBS Rendszerház
http://www.kbsr.hu/
7/10/2010